Politique et procédures de plainte

La Fondation Tzu Chi Canada (TCFC) considère les plaintes comme une occasion d’apprendre et de s’améliorer pour l’avenir, ainsi qu’une chance de rectifier la situation pour la personne qui a déposé la plainte.

Notre politique est:

• Fournir une procédure de réclamation équitable, claire et facile à utiliser pour toute personne souhaitant déposer une réclamation
• Faire connaître l’existence de notre procédure de réclamation afin que les personnes sachent comment nous contacter pour déposer une réclamation
• Pour s’assurer que tout le monde au TCFC sait quoi faire en cas de réception d’une plainte
• Pour garantir que toutes les plaintes font l’objet d’une enquête équitable et rapide
• Pour s’assurer que les plaintes sont, dans la mesure du possible, résolues et que les relations sont rétablies
• Pour recueillir des informations qui aident à améliorer ce que nous faisons

Définition d’une plainte

Une plainte est toute expression d’insatisfaction, justifiée ou non, concernant tout aspect de TCFC

D’où viennent les plaintes

Les plaintes peuvent provenir de donateurs, de bénévoles, de clients ou de toute organisation de la communauté locale.

Une plainte peut être déposée verbalement, par téléphone, par courriel ou par écrit. Cette politique ne couvre pas les plaintes du personnel, qui doit utiliser la politique de discipline du TCFC.

Les procédures de résolution

À la réception d’une plainte, le responsable de la protection de la vie privée désigné par TCFC examinera le dossier et fera de son mieux pour résoudre la plainte. Au cours du processus, le responsable de la protection de la vie privée peut contacter le plaignant pour obtenir des informations supplémentaires qui l’aideraient à résoudre la plainte.

Le responsable de la protection de la vie privée examinera la plainte individuellement ou en collaboration avec le personnel ou les dirigeants appropriés de TCFC.

Le responsable de la protection de la vie privée peut communiquer au plaignant la décision de TCFC, verbalement et/ou par écrit, que TCFC soit d’accord ou non avec la plainte, avec explications à l’appui.

Si le plaignant n’est pas satisfait de l’explication/décision donnée par le responsable de la protection de la vie privée, il peut contacter le directeur général de TCFC pour un examen/une explication plus approfondi.

Comment contacter le responsable de la protection de la vie privée / le bureau du PDG

Les demandes de renseignements, de plaintes ou d’accès doivent être adressées au responsable de la protection de la vie privée par courrier, par téléphone ou par courrier électronique :

Responsable de la protection de la vie privée

Adresse postale : Fondation Tzu Chi de la Compassion Bouddhiste du Canada

8850, rue Osler, Vancouver,

BC V6P 4G2

Téléphone : 604-266-7699 poste 115

Courriel : [email protected]

Bureau du PDG

Adresse postale : Fondation Tzu Chi du Secours de la Compassion Bouddhiste du Canada

8850, rue Osler, Vancouver,

BC V6P 4G2

Téléphone : 604-266-7699

Courriel : [email protected]

Le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée (CIVP)

Si le plaignant n’est toujours pas satisfait de l’explication donnée par le PDG de TCFC, il peut contacter le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée (OIPC).

par les moyens suivants :

Adresse postale : Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique

Case postale 9038, succursale Gouvernement provincial

Victoria (Colombie-Britannique) V8W 9A4

Emplacement : 4e étage, 947 Fort Street, Victoria BC V8V 3K3

Téléphone : (250) 387-5629

Les appelants de l’extérieur de Victoria peuvent contacter le bureau sans frais en appelant Enquiry BC

demander un transfert au (250) 387-5629.

Confidentialité

Toutes les informations relatives aux réclamations seront traitées avec sensibilité, en ne les communiquant qu’à ceux qui ont besoin de les connaître et en respectant toutes les exigences pertinentes en matière de protection des données.

Responsabilité

La responsabilité globale de cette politique et de sa mise en œuvre incombe au comité exécutif.

Revoir

Cette politique est revue régulièrement et mise à jour si nécessaire.

Adopté le : 01/01/2018

Dernière mise à jour : 08/05/2018